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VonTeam-Gebaeudemanagement

Open-Space-Büro: IT-Ausstattung

Zu einer modernen Arbeitswelt gehören nicht nur ein innovatives Raumkonzept und die Nutzung nachhaltiger Möbel: Eine gute IT-Ausstattung und mobiles Arbeiten sind ebenfalls Teil davon.

Deshalb haben die Mitarbeitenden unserer Abteilung nun jeder ein eigenes Notebook mit Docking-Station erhalten, wodurch das Arbeiten an jedem Platz bzw. Ort (auch im Home-Office) technisch möglich ist. An den Arbeitsplätzen sind jeweils zwei 22-Zoll Monitore mit variabler Einstellung (Höhe, Abstand, Neigung) am Tisch befestigt. So können die Monitore leichter auf individuelle Bedürfnisse eingestellt werden.

Arbeitsplatz im Open-Space-Büro

Doch nicht nur an den Einzelarbeitsplätzen sind wir gut ausgestattet, sondern auch an den Besprechungstischen. Über beiden Besprechungstischen hängen jeweils 55-Zoll Fernseher, welche nun auch A0-Pläne, z.B. des Fachplaners, digital abbildbar machen.

Die Tische sind mit weiteren Anschlüssen für Strom, LAN und HDMI ausgestattet. Durch zwei WLAN-Hotspots ist auch eine kabellose Verbindung zu den Fernsehern und zum internen Kreis-Netzwerk möglich. Auch für externe Personen ist diese Verbindung nutzbar.

Ein Besprechungsbereich: Mit einem großen Bildschirm ausgestattet

Im nächsten Beitrag berichten wir, wie es ist, in einem Open-Space-Büro zu arbeiten.

 

VonNiklas Vath

Erfahrungsaustausch: Energiemanagement für Kommunen

Durch die Arbeit mit dem Energiemanagementsystem nach der ISO-Norm 50001 können wir im Kreis Viersen eine positive Entwicklung vorweisen: Durch systematisches Controlling sowie Energiesparmaßnahmen sind unsere Verbräuche von 2013 bis 2018 um 22 % gesunken und gleichzeitig haben wir rund 320.000 Euro eingespart. Seit 2017 ist der Kreis Viersen mit dem Gebäudemanagement zertifiziert. Durch die DIN ISO 50001 werden Organisationen beim Aufbau eines systematischen Energiemanagements unterstützt.

In einem Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen habe ich als Energiemanager des Kreises Viersen über den Aufbau und Betrieb des Energiemanagements berichtet. Mit der Firma B.A.U.M. Consult wurden Vertreterinnen und Vertreter aus anderen Kommunen ins Kreishaus eingeladen. 25 Energie- und Klimaschutzmanager sowie Führungskräfte haben sich über die Arbeit mit dem Energiemanagementsystem ausgetauscht.

Bei diesem Treffen habe ich die Anforderungen der Norm und den Weg bis zur Zertifizierung vorgestellt. Ich habe insbesondere erläutert, wie Kennzahlen der Energienutzung ermittelt und dargestellt werden können. Die Einbindung von Verwaltungsführung, Hausmeistern und Mitarbeitern in die Arbeit mit dem System ist von zentraler Bedeutung. Durch das systematische Energiemanagement sparen wir nicht nur Kosten und steigern Effizienz, sondern erreichen auch unsere Klimaschutzziele besser.

Seit Anfang 2019 wird die Einführung und Zertifizierung eines Energiemanagementsystems (EnMS) nach ISO 50001 in Kommunen und kommunalen sowie gemeinnützigen Einrichtungen über die Kommunalrichtlinie gefördert.

VonLandrat Dr. Andreas Coenen

Klimastrategie des Kreises Viersen

Auch wir im Kreis Viersen sehen und fühlen die Folgen des Klimawandels. Wer erinnert sich nicht an die heißen Tage im Sommer 2019? In der Stadt Tönisvorst kletterte das Thermometer Ende Juli sogar auf rekordverdächtige 41,2 Grad Celsius. Solche Wetterextreme sind glücklicherweise noch nicht an der Tagesordnung. Doch sie sind bereits Folgen des Klimawandels, denn die Jahresmitteltemperatur steigt und somit werden auch Wetterextreme wahrscheinlicher. Von 1880 bis 2018 hat sich die Jahresmitteltemperatur in der Stadt Tönisvorst um knapp 1,5 Grad Celsius erhöht.

Sichtbar wurde der Klimawandel im Sommer 2019 auf unseren Wiesen und an unseren Bäumen. Blätter vertrockneten und Wiesen waren wochenlang nicht grün. Mit einer solchen Trockenheit hatten die Menschen im Kreis Viersen bereits 2018 zu kämpfen und so ist es kein Wunder, dass der Grundwasserspiegel sank und unsere heimische Landwirtschaft Ernteausfälle zu beklagen hatte.

Es ist mir persönlich, vor allem aber auch als Landrat des Kreises Viersen, schon seit längerer Zeit ein großes Anliegen, in Sachen Klimaschutz konkrete Maßnahmen zu ergreifen und umzusetzen. Nachhaltigkeit und Klimaschutz gehen dabei oftmals Hand in Hand. Im Kreis Viersen wollen wir nicht nur reden, sondern handeln. Aus diesem Grund haben wir eine Klimastrategie des Kreises Viersen erstellt.

Wir wollten eine Klimastrategie erarbeiten, mit der unsere gesamte Verwaltung klimafreundlicher werden kann. Das haben wir geschafft. Konkret bedeutet das: Die Kreisverwaltung Viersen wird bis spätestens 2040 klimaneutral sein, ihre CO2-Emissionen auf null reduzieren. Ein ambitioniertes Ziel! Aber wir wollen uns messbar machen, unseren Willen beweisen und Vorbild für andere Kommunen sein.

Außerhalb des Kreishauses, externer Einrichtungen und weiterer Liegenschaften hört unser Engagement nicht auf: Gemeinsam mit interessierten Kommunen aus unserem Kreis planen wir weitere Klimaschutzprojekte und setzen Maßnahmen um.

In den kommenden Wochen werden wir Ihnen die einzelnen Aspekte unserer Klimastrategie hier auf unserem Blog vorstellen. Auch, wie wir unser 2040-Ziel erreichen möchten. Schauen Sie vorbei und erfahren Sie mehr über Klimaschutz im Kreis Viersen.

VonTeam-Gebaeudemanagement

Open-Space-Büro: Deckengestaltung

Manchmal muss man seinen Blick nach oben richten, um besondere (Bau-)Elemente zu entdecken. So auch in unserem Open-Space-Büro.

Nicht über jedem Arbeitsplatz oder Aufenthaltsbereich sieht die Decke gleich aus. Die verbaute Akustikdecke schafft unterschiedliche Strukturen aufgrund verwendeter Elemente. So werden verschiedene Zonen und Arbeitsbereiche auch in der Decke sichtbar. Arbeitsbereiche haben eine etwas andere Deckenstruktur, als die kommunikativen Bereiche.

Ein Blickfang ist die Ellipse über der Couch in einem der Kommunikationsbereiche des Open-Space-Büros.

Deutlich sichtbar: Die rote Ellipse.

Über den Arbeitsbereichen sieht die Decke anders aus:

Akustikdecke im Open-Space-Büro

Als technische Abteilung war es für uns selbstverständlich, auch die Technik mit Verkabelung, Trägern und Verschraubungen an der grau gesprühten Decke sichtbar zu lassen.

Weiß, Rot und Grün: Moderne Decke im Büro

In unserem nächsten Beitrag stellen wir Ihnen unsere IT-Ausstattung vor.

VonFabian Schmitz

Papierlose Rechnungsbearbeitung – Kreisverwaltung spart 31.000 Liter Wasser und 635 kg Co2-Emissionen

Rückblick – Wie Rechnungen bisher bearbeitet wurden:

Eine zweiseitige Rechnung gelangt über drei Stationen per Hauspost auf den Schreibtisch des Sachbearbeiters. Er füllt den Anordnungsvordruck am Rechner aus und druckt ihn aus – zwei Mal, da eine Ausfertigung für die eigene Akte benötigt wird. Auch die Rechnung wird für die Akte kopiert. In einem blauen Umlaufmäppchen werden die Originale wiederum über vier bis fünf Stellen transportiert, bis der Rechnungsbetrag ausgezahlt werden kann.

Auf diesem Weg tragen die Mitarbeitenden die ausgedruckten Kontierungsdaten händisch in das Finanzbuchhaltungssystem ein. Der entstehende Buchungsbeleg wird wieder ausgedruckt, damit er zusammen mit der Rechnung und dem Anordnungsvordruck zu Archivzwecken eingescannt werden kann. Macht insgesamt sechs Seiten Papier und einige Meter Fußweg.

Ein Auszahlungsbetrag – sechs DIN-A4-Blätter.

Heute – Wie Rechnungen zukünftig bearbeitet werden: Nachhaltig!

Die Einführung des Rechnungsworkflows ist mit der Fortbildungsstelle und der IT-Beschaffung gestartet und wird derzeit an den Schulen des Kreises umgesetzt. Durch den digitalen Rechnungsworkflow wird die Rechnung vollelektronisch bearbeitet, das heißt: Es wird kein einziger Ausdruck benötigt! Lange Fußwege gehören der Vergangenheit an. So werden Papier-Rechnungen eingescannt, in ein Dokumenten-Management-System übernommen und digital freigegeben, verbucht und angewiesen. Weil der Rechnungssteller die Daten digital übermittelt, fällt auch hier kein Papier an.

Bei einem Gesamtvolumen von ca. 30.000 Rechnungen im Jahr erzielt die Kreisverwaltung potenzielle Einsparungen von mehr als 31.000 Litern Wasser, mehr als 6.500 Kilowattstunden Strom und 635 Kilogramm CO2-Emissionen.

Mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows als Pilotprojekt macht der Kreis Viersen einen weiteren Schritt hin zur papierlosen Verwaltung. Außerdem bieten sich für die Mitarbeitenden viele Vorteile: Immer Einblicke in den aktuellen Bearbeitungsstand für alle Beteiligten, weniger Fußweg, verbesserte Arbeitsqualität und schnellere Prozesse.

Systemseitige Darstellung des Prozesses.

Als Mitglied des Orga-Teams ist es für mich besonders wichtig, bei der Umsetzung einzelner Teilprojekte von Anfang an dabei zu sein. Nicht zuletzt bringt die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachämtern sowie aus den Bereichen Finanzen und IT viele interessante Erkenntnisse und Aspekte für meine tägliche Arbeit. Ich freue mich, bestehende Gestaltungs- und Einflussmöglichkeiten zu nutzen, um die Nutzerfreundlichkeit des Systems nach und nach weiterzuentwickeln.

Kontierung und rechnerische Prüfung.

 

 

VonTeam-Gebaeudemanagement

Open-Space-Büro: Raumbegrünung

Pflanzen verleihen Räumen oftmals eine angenehme Atmosphäre. Wir haben uns deshalb ganz bewusst für eine individuelle Raumbegrünung entschieden.

Im Flurbereich bilden die zwei grünen Wände optisch das Entre zum Open-Space-Büro. Am Verweilplatz (Couch) befindet sich ein beidseitig begrünter „Raumtrenner“. Zusätzlich hat jeder Arbeitsplatz eine Pflanze, die auf die Apothekerschränke gestellt wurde. Durch die bepflanzten Kästen ist weniger Ablagefläche für Unterlagen vorhanden, wodurch ein aufgeräumter Eindruck entsteht. Moosbilder an der Wand des Abteilungsleiters und Stellvertreters unterstützen die grüne Wirkung.

Grüne Vielfalt.

Dank der Pflanzen haben wir eine schöne Atmosphäre geschaffen, in der das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gefördert und das Raumklima verbessert wird.

Begrünung im Flur vor dem Open-Space-Büro.

 

Ein Wandtrenner aus Pflanzen.

VonKarl Schippers

Papieratlas würdigt Kreis Viersen für seinen Beitrag zum Klima- und Ressourcenschutz

Der Kreis Viersen ist für sein Engagement und seinen Beitrag zum Klima- und Ressourcenschutz im Papieratlas 2019 gewürdigt worden. Der Papieratlas ist ein Wettbewerb, der sich an alle Städte, Landkreise und Hochschulen in Deutschland richtet. Er zeichnet die vorbildliche Nutzung von Recyclingpapier aus. Durch den weitgehenden Verzicht auf Frischfaserpapier hat die Verwaltung fast 1,3 Millionen Liter Wasser und mehr als 260.000 Kilowattstunden eingespart. Die Wasserersparnis deckt den täglichen Trinkwasserbedarf von 10.490 Personen. Das entspricht dem jährlichen Energieverbrauch von 74 Drei-Personen-Haushalten. Zudem hat die Kreisverwaltung 2018 die CO2-Emissionen allein durch den Einsatz von Recyclingpapier um fast sieben Tonnen reduziert.

Der Blaue Engel ist das Zeichen mit den höchsten ökologischen Standards für Papier und daher für Verbraucher und Einkäufer die umweltfreundlichste Wahl. Durch die Nutzung von Papier mit dem Blauen Engel leistet die Kreisverwaltung Viersen einen wichtigen Beitrag zum Klima- und Ressourcenschutz, zum Erhalt naturnaher Wälder und der biologischen Vielfalt sowie zur Förderung der Kreislaufwirtschaft. Darüber hinaus stellt der Blaue Engel höchste Anforderungen an die Gebrauchstauglichkeit und die Alterungsbeständigkeit der Papiere.

Die Bilanz im bundesweiten Vergleich: 2018 hat der Kreis Viersen 9,7 Millionen Blatt DIN-A-4-Papier verbraucht. Hiervon waren acht Millionen Blatt Recyclingpapier. Das ist eine Quote von mehr als 82 Prozent. Damit liegt der Kreis Viersen über dem Bundesdurschnitt der Landkreise von rund 78 Prozent. Bei den kreiseigenen Schulen sieht es noch besser aus: Hier beträgt die Recyclingquote im Papiereinsatz fast 100 Prozent. Karl Schippers, Leiter des Amtes für Personal und Organisation vom Kreis Viersen erklärt das Ziel: „Wir wollen den Papierverbrauch in den nächsten Jahren durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse deutlich senken. Wenn wir Papier nutzen, dann sollte es umweltfreundlich sein.“ Die Kreisverwaltung will in den nächsten Jahren den Anteil an Recyclingpapier auf nahezu 100 Prozent steigern.

VonKarl Schippers

Besuch der Smart Country Convention vom 22. bis 24. Oktober in Berlin

„Digitalisierung von Verwaltung und öffentlichen Dienstleistungen“ – unter diesem Motto fand die Smart Country Convention vom 22. – 24. Oktober in Berlin statt. Karl Schippers, Leiter Büro Landrat, und Fabian Schmitz, Organisations- und Digitalisierungsexperte der Kreisverwaltung, nutzten die Gelegenheit für neue Erkenntnisse und Impulse von deutschen und internationalen Akteuren aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung.

Der Kongressbesuch hat nicht nur zu einem aktuellen Blick über den Tellerrand beigetragen. Im Rahmen der Vorträge und Diskussionen ist auch deutlich geworden, dass die Kreisverwaltung mit ihren Digitalisierungsprojekten im Vergleich zu anderen Akteuren aus dem öffentlichen Sektor weiter ist als viele andere Kommunen in Deutschland. Die Erweiterung von Online-Angeboten mit vollintegriertem elektronischem Bezahlsystem sowie die medienbruchfreie elektronische Rechnungsbearbeitung sind passende aktuelle Beispiele.

Neben der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und der Ausweitung von Online-Angeboten wurden auch Themen zu Nachhaltigkeit und Mobilität angesprochen. So referierte Joschka Fischer über ein zukünftig sowohl digital als auch strukturell vernetztes Mobilitätsverständnis.

Informationen zur Veranstaltung finden Sie hier.

 

VonTeam-Gebaeudemanagement

Open-Space-Büro: Grüne Elemente

In früheren Beiträgen haben wir bereits über die Grundsätze unseres Open-Space-Büros geschrieben und Ihnen auch den verlegten Teppich genauer vorgestellt. Eines fällt auf: Grüne Elemente werden immer wieder sichtbar.

Stühle und Teppichboden – die Farbe Grün ist präsent.

Wir berücksichtigen grüne Elemente im Open-Space-Büro, da die Farbe „Grün“ viele positive Eigenschaften innehat:

  • Grün stärkt Konzentration und Kreativität
  • Grün fördert Toleranz
  • Grün schafft Ruhe und Harmonie
  • Grün steht für den Frühling und die Natur
  • Grün steht für die Erneuerung nach dem Winter
  • Wir gehen einen neuen grünen Weg
  • Der grüne Weg im Teppich verbindet die Arbeitsbereiche
  • Der neue grüne Weg ist symbolisch im Bodenbelag erlebbar und erinnert uns daran, dass wir Nachhaltiges schaffen möchten

Beim Blick in den Raum fallen die grünen Elemente direkt auf.

In der Kombination mit der Farbe Weiß ist eine ruhige Arbeitswelt entstanden. Nach einigen Monaten im Open-Space-Büro können wir die positive Wirkung der grünen Elemente bestätigen. In unserem nächsten Beitrag berichten wir über das Thema “Arbeitsweise”.

VonTeam-Gebaeudemanagement

Open-Space-Büro: Einrichtung

In unserem heutigen Beitrag möchten wir etwas mehr zu den Einrichtungsgegenständen in unserem Open-Space-Büro erzählen. Grundsätzlich gilt: Bei der Auswahl der Büroeinrichtung haben wir auf nachhaltige Aspekte geachtet. Die Möbel bestehen aus re­cy­c­ling­fä­higem Material und demontierbaren Bauteilen.

Unsere Schreib- und Besprechungstische sowie Schränke wurden von Steelcase produziert und sind C2C-zertifiziert. Der ebenfalls C2C-zertifizierte Bürostuhl, Modell Aeron, ist von Herman Miller hergestellt worden. C2C bedeutet dabei „Cradle-to-Cradle“ also „von der Wiege zur Wiege“ und beschreibt das Prinzip eines Kreislaufes. Einzelteile der Möbel können nach ihrem Einsatz im Open-Space-Büro erneut verwendet und für den Bau neuer Einrichtungsgegenstände genutzt werden. Sie werden also nicht entsorgt, sondern sind wiederverwendbar.

Das C2C-Prinzip ermöglicht einen schonenderen Umgang mit Ressourcen.

Im Open-Space-Büro sind sowohl Einzelarbeitsplätze als auch kommunikative Arbeitsinseln vorhanden. Dadurch sind mehrere Besprechungsmöglichkeiten und Treffpunkte im Raum verteilt entstanden, die je nach Besprechungssituation oder persönlicher Arbeitsweise genutzt werden.

Besprechungen finden häufig an der Working Bench statt. Auf einem Bildschirm können Pläne, Grafiken und Videos gezeigt werden.

Dank höhenverstellbarer Schreibtische können wir auch mal im Stehen arbeiten und so etwas Gutes für unseren Rücken tun.

In einem späteren Beitrag unserer Reihe zum Open-Space-Büro gehen wir näher auf das Thema „Grüne Elemente“ ein.