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VonFabian Schmitz

Papierlose Rechnungsbearbeitung – Kreisverwaltung spart 31.000 Liter Wasser und 635 kg Co2-Emissionen

Rückblick – Wie Rechnungen bisher bearbeitet wurden:

Eine zweiseitige Rechnung gelangt über drei Stationen per Hauspost auf den Schreibtisch des Sachbearbeiters. Er füllt den Anordnungsvordruck am Rechner aus und druckt ihn aus – zwei Mal, da eine Ausfertigung für die eigene Akte benötigt wird. Auch die Rechnung wird für die Akte kopiert. In einem blauen Umlaufmäppchen werden die Originale wiederum über vier bis fünf Stellen transportiert, bis der Rechnungsbetrag ausgezahlt werden kann.

Auf diesem Weg tragen die Mitarbeitenden die ausgedruckten Kontierungsdaten händisch in das Finanzbuchhaltungssystem ein. Der entstehende Buchungsbeleg wird wieder ausgedruckt, damit er zusammen mit der Rechnung und dem Anordnungsvordruck zu Archivzwecken eingescannt werden kann. Macht insgesamt sechs Seiten Papier und einige Meter Fußweg.

Ein Auszahlungsbetrag – sechs DIN-A4-Blätter.

Heute – Wie Rechnungen zukünftig bearbeitet werden: Nachhaltig!

Die Einführung des Rechnungsworkflows ist mit der Fortbildungsstelle und der IT-Beschaffung gestartet und wird derzeit an den Schulen des Kreises umgesetzt. Durch den digitalen Rechnungsworkflow wird die Rechnung vollelektronisch bearbeitet, das heißt: Es wird kein einziger Ausdruck benötigt! Lange Fußwege gehören der Vergangenheit an. So werden Papier-Rechnungen eingescannt, in ein Dokumenten-Management-System übernommen und digital freigegeben, verbucht und angewiesen. Weil der Rechnungssteller die Daten digital übermittelt, fällt auch hier kein Papier an.

Bei einem Gesamtvolumen von ca. 30.000 Rechnungen im Jahr erzielt die Kreisverwaltung potenzielle Einsparungen von mehr als 31.000 Litern Wasser, mehr als 6.500 Kilowattstunden Strom und 635 Kilogramm CO2-Emissionen.

Mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows als Pilotprojekt macht der Kreis Viersen einen weiteren Schritt hin zur papierlosen Verwaltung. Außerdem bieten sich für die Mitarbeitenden viele Vorteile: Immer Einblicke in den aktuellen Bearbeitungsstand für alle Beteiligten, weniger Fußweg, verbesserte Arbeitsqualität und schnellere Prozesse.

Systemseitige Darstellung des Prozesses.

Als Mitglied des Orga-Teams ist es für mich besonders wichtig, bei der Umsetzung einzelner Teilprojekte von Anfang an dabei zu sein. Nicht zuletzt bringt die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachämtern sowie aus den Bereichen Finanzen und IT viele interessante Erkenntnisse und Aspekte für meine tägliche Arbeit. Ich freue mich, bestehende Gestaltungs- und Einflussmöglichkeiten zu nutzen, um die Nutzerfreundlichkeit des Systems nach und nach weiterzuentwickeln.

Kontierung und rechnerische Prüfung.